De welkomstmail: een onmisbaar onderdeel van je e-mail marketing strategie

Bij een eerste fysieke kennismaking wil je natuurlijk een goede indruk achterlaten. Dat geldt ook wanneer iemand zich online inschrijft voor jouw nieuwsbrief. Deze persoon zet de eerste stap om met je in contact te komen en verdient daarom toch een warm welkom?

Precies!

En daar is – zoals de naam eigenlijk al prijsgeeft – de welkomstmail voornamelijk voor bedoeld. Je bedankt je nieuwe subscribers en heet ze welkom bij jouw community. Maar tegelijkertijd biedt de welkomstmail ruimte om iets meer over jouw organisatie te vertellen en andere informatie te delen die jij belangrijk vindt, of waar de lezer van op de hoogte zou moeten zijn.

In mijn artikel over verschillende e-mail campagnes heb ik het al kort gehad over de kracht van de welkomstmail. Maar eigenlijk verdient deze campagne nog meer aandacht, want net als het periodiek versturen van nieuwsbrieven mag deze mail als onderdeel van je e-mail marketing automation eigenlijk niet ontbreken in je strategie.

De waarde van (nieuwe) subscribers

Laten we het artikel aftrappen met een vraag: welk type contactpersoon levert je de meeste verkopen op denk je? Is dat iemand die:

1. Al een lange tijd op je maillijst ingeschreven staat
2. Zich net heeft ingeschreven op je maillijst
3. Jouw website net voor het eerst bezoekt

Grote kans dat je geneigd bent om te antwoorden met het eerste antwoord.

Deze persoon is namelijk al een tijd met je bekend, weet wat je verkoopt en is al door je ‘opgewarmd’. Maar niet is minder waar.

Het goede antwoord is namelijk… B!

Waarom? Iemand die namelijk al een hele tijd op je maillijst aan het ‘sluimeren’ is, heeft vaak al besloten niet bij je te willen kopen. Anders had hij of zij dat allang gedaan. Het gaat in dit geval om een inschrijver die al voorbij de gemiddelde zeven tot twaalf contactmomenten is gegaan die iemand nodig heeft om een vertrouwensband op te bouwen.

Dit betekent natuurlijk niet dat je nooit meer een salesgerichte mail naar deze personen moet sturen of dat ze geen belangrijk onderdeel van jouw bedrijf zijn. Het betekent wel dat je in verhouding meer uit de nieuwe inschrijver kunt halen.

Sterker nog: bij de meeste bedrijven komt het grootste deel van de verkopen uit nieuwe leads! En dit is wat een welkomstmail zo belangrijk maakt. Meldt iemand zich bij je aan? Stel jezelf dan meteen voor en houd die persoon geïnteresseerd, zodat je uiteindelijk je verkoop kunt doen.

Waarom zou je een welkomstmail versturen?

Op deze vraag kan ik wel 100+ verschillende antwoorden geven en zelfs dan ben ik nog niet uitgepraat. Ik heb dan ook al voor verschillende bedrijven, webshops en organisaties mogen ervaren wat de voordelen zijn van een welkomstmail. Ik neem je graag mee in een deel van deze voordelen, waarvan ik zeker weet dat ze voor vrijwel iedereen gelden.

Het is makkelijk

Een welkomstmail versturen is simpel, of je nu veel of weinig kennis hebt van e-mail marketing: een welkomstmail inhoudelijk neerzetten kan écht iedereen. Sterker nog: als je je e-mail marketing uitbesteedt, ben jij alsnog een onmisbare schakel bij het opzetten van de welkomstmail. Jij kent je organisatie immers het beste en weet precies wat je wel of niet moet vertellen wanneer iemand voor het eerst met je in contact komt.

Je kunt het automatiseren

Je kunt de welkom mail direct na aanmelding automatisch verzenden. Dit doe je gemakkelijk met een marketing automatisering systeem: eenmalig instellen en dan gaat het in het vervolg vanzelf. In zo’n systeem, zoals binnen Mailblue, HubSpot, Spotler of Mailchimp kun je informatie verzamelen zoals open-rates, reply’s op je mail, klikken op linkjes in je mail en je kunt zien of de mail bijvoorbeeld nog naar iemand wordt doorgestuurd door de ontvanger.

Je kunt oprechte interesse verwachten

Gelijk nadat iemand zich heeft ingeschreven voor jouw nieuwsbrief, verwacht deze persoon hiervan een bevestiging in de vorm van een welkomstmail.

Het is dan ook niet voor niets dat de open-rates van de welkomstmail vaak het hoogst zijn: je lezer luistert graag naar wat jij op dat moment te vertellen hebt.

Oftewel: ze zijn oprecht geïnteresseerd.

De welkomstmail van MailBlue heeft een open-rate van bijna 69%! En een klikratio van 28,3%. Dit ligt een stuk hoger dan de gemiddelde open-rate van 30,35% en klikratio van 3,91% bij Nederlandse nieuwsbrieven. Ben je benieuwd naar alle e-mailmarketing cijfers? Lees dan ons artikel over benchmarks bij e-mailmarketing.

Je kunt je doelgroep direct segmenteren

Zie het moment van aanmelden ook meteen als een kans om je doelgroep te segmenteren. Vraag je lezer wat hij/zij wil, zodat jij dit vervolgens kunt leveren. Hoe je hier invulling aan geeft bepaal je zelf. Zo kun je bijvoorbeeld het profiel van een contact verrijken door te vragen naar aanvullende gegevens zoals interesses of een geboortedatum.

Je kunt ook vragen hoe vaak iemand wenst om mails te ontvangen. Is dat één keer per week? Of geeft iemand liever de voorkeur aan een maandelijkse nieuwsbrief?

Val op tussen de massa

Er zijn (gek genoeg) nog redelijk wat bedrijven die geen welkomstmail verzenden of er te weinig aandacht aan besteden. Zie dit als een kans! Iemand die zich inschrijft voor je nieuwsbrief geeft hier eigenlijk heel direct mee aan interesse te hebben in je product of dienst Het is letterlijk een vraag om meer communicatie met jou. Dankzij een krachtige welkomstmail zorg jij dat je opvalt tussen de massa.

Bepaal het doel van jouw welkomstmail

Met de welkomstmail heet je natuurlijk je lezers welkom, maar daarnaast kun je nog zoveel meer uit deze mail halen. Welke actie je jouw lezers ook wilt laten ondernemen, het is het gemakkelijkst om dit voor elkaar te krijgen vanuit de welkomstmail. Hierbij hoeft het doel lang niet altijd sales gericht te zijn.

Om je te helpen bij het bepalen van jouw doel voor de welkomstmail heb ik een aantal voorbeeld uitgewerkt:

• Bedank de lezer en geef hem/haar een warm welkom;
• Geef meer informatie over jouw bedrijf/organisatie;
• Vertel meer over de toekomstige mails die je gaat sturen;
• Beloon de lezer met een welkomstkorting;
• Breng jouw USP’s onder de aandacht;
• Lever je gratis weggever en/of andere materialen;
• Bied persoonlijke service en aandacht;
• Verzamel meer deelnemers voor je community.

Nu hoef je je welkomstmail niet te koppelen aan slechts één doel, want je kunt er prima meerdere met elkaar combineren in één mail. Kijk maar eens naar onderstaand voorbeeld van Hema!

Daarnaast geven ze ook een welkomstcadeau: namelijk 25 gratis punten! En alsof dat niet genoeg is nemen ze je ook nog mee in een aantal USP’s en ze leggen in het kort nog uit hoe je de Hema pas kunt gebruiken.

Daarnaast zou je ook voor kunnen kiezen om je welkomstmail uit te breiden met meerdere mails, door een welkomstreeks te maken. Hierin kun je met verschillende mails die elkaar na een X periode opvolgen meer informatie delen en meer doelen behalen.

Zo voorkom je dat je eerste welkomstmail te uitgebreid wordt en te veel informatie zendt naar de lezer. Door het op te splitsen in meerdere mails zorg je er voor dat je de juiste content, voor de juiste doelgroep, op het juiste moment, via het juiste kanaal (in de geval e-mail) verspreidt, oftewel: de inbound marketing methodiek!

Ben je benieuwd naar meer informatie over hoe je een welkomstmail kunt opvolgen met meerdere relevante mails? Onze e-mail marketing specialisten vertellen je hier graag meer over! Neem vrijblijvend contact met ons op en we denken graag met je mee.

Tijd voor actie: aan de slag met je welkomstmail!

Of je nu kiest voor één welkomstmail of misschien al stiekem nadenkt over het verzenden van meerdere mails: de basis begint bij mail 1. Dit is de welkomstmail die gelijkt wordt verstuurd nadat iemand zich heeft ingeschreven voor jouw nieuwsbrief. Om te bepalen wat je precies gaat vertellen in deze mail, geven we je graag twee handige tips!

Tip 1: Wat zou jij zelf willen lezen in deze mail?

Zie je welkomstmails als dé perfecte manier om jezelf netjes voor te stellen bij de inschrijver. Neem de tijd om deze nieuweling mee te nemen in wie je bent en welke gave dingen je allemaal doet. Zie het als een unieke kans om even in de etalage te zetten wat je te bieden hebt, dus geef zeker veel waardevols (maar nét niet alles) en laat zien dat je er bent om hem of haar verder te helpen.

Tip 2: Prioriteer je doelen

Voordat je een mail binnen je welkomstserie schrijft raden we je aan om eerst het hoofddoel van de mail te bepalen. Wat wil je dat de inschrijver voor actie onderneemt na het lezen van de mail? Dat hij/zij een antwoord terugstuurt? Een belafspraak met je maakt? Een artikel leest?

Kies per mail wat de belangrijkste actie moet zijn en zorg dat dit ook voor de lezer heel helder is na het lezen van die mail. Wil je dat iemand meerdere acties onderneemt? Dan kun je beter meerdere mails schrijven in opvolging van de welkomstmail, om de lezer stapsgewijs door deze acties te begeleiden.

Dtch. Digitals denkt graag met je mee

Ben je overtuigd van de kracht van een welkomstmail? Maar vind je het lastig om die eerste stap te zetten naar het uitwerken van de campagne? Of maak je momenteel nog geen gebruik van e-mail marketing en moet je het daarom nog vanaf 0 opbouwen?

De e-mail marketing specialisten van Dtch. Digitals helpen je graag! En ook als we je al enthousiast hebben gemaakt over het versturen van een reeks mails als opvolging van de welkomstmail, dan denken we graag met je mee.